Le modalità di comunicazione del piano ferie variano in funzione delle dimensioni, della struttura e della complessità dell'azienda interessata:
- Nelle realtà di piccole e medie dimensioni, il piano ferie può essere presentato sotto forma di un prospetto, consegnato ad ogni singolo dipendente. In questo prospetto, il dipendente indica i giorni o le settimane in cui intende assentarsi, rispettando i periodi autorizzati dal datore di lavoro.
- Nelle grandi realtà, invece, il piano ferie può essere compilato direttamente dal dipendente online, nell'apposita sezione del portale aziendale. Questo metodo facilita la gestione centralizzata e l'aggiornamento in tempo reale del piano ferie.
È di fondamentale importanza che:
- Il piano ferie sia comunicato in via preventiva rispetto all'effettiva fruizione delle assenze, in modo da garantire una pianificazione adeguata e un'organizzazione efficace delle risorse aziendali.
- La comunicazione del periodo in cui il dipendente può godere delle ferie avvenga in forma scritta o tramite altri mezzi in grado di informare immediatamente l'intera compagine aziendale, assicurando che tutti i dipendenti siano consapevoli dei loro periodi di ferie approvati.