Per chi non ha optato per la conservazione elettronica sostitutiva (complicata, costosa e con marca temporale e firma digitale), gli obblighi di stampare su carta sono inderogabili. Come precisato dall'ag. Entrate non è possibile mantenere i registri contabili memorizzati elettronicamente all’interno della procedura gestionale ovvero predisporre gli stessi in un file in formato .pdf senza mai provvedere alla relativa stampa.
Di conseguenza chi sceglie di tenere i libri e registri in modalità cartacea, per essere in regola deve aver stampato quelli relativi al 2020 entro il 28 febbraio 2022 mentre, fino a quel momento, dovrà essere solo in grado di stamparli (aggiornati) in caso di richiesta degli organi di controllo e in loro presenza
Le stampe cartacee hanno queste scadenze:
- Registro cespiti ammortizzabili 2020: entro la scadenza del termine di presentazione della Dichiarazione per il 2020, quindi entro il 30.11.2021;
- Libro giornale del 2020: entro tre mesi dalla scadenza del termine di presentazione della Dichiarazione per il 2020, quindi entro il 28.2.2022;
- Libro inventari con il bilancio 2020 e il dettaglio delle rimanenze finali di magazzino: idem, quindi entro il 28.2.2022;
- Registri Iva: sarebbe sufficiente la loro memorizzazione su supporto informatico, tuttavia suggeriamo la loro stampa periodicamente e al massimo entro il 28.2.2022;
- Schede contabili, mastrini (con i conti economici, patrimoniali, clienti e fornitori), partitari, eventuale contabilita' di magazzino, ecc., dette scritture ausiliarie: idem entro il 28.2.2022;
Bollatura
Sul libro giornale e su quello degli inventari è obbligatorio apporre l’imposta di bollo ogni 100 pagine o frazione di esse con le seguenti modalità:
- Imposta di bollo pari ad euro 16,00 per le società di capitali;
- Imposta di bollo pari ad euro 32,00 per le società di persone e per le imprese individuali.
L’imposta di bollo è dovuta per ogni 100 pagine effettivamente utilizzate. Si consiglia, per semplicità e comodità, di apporre la marca da bollo sempre sulla prima pagina del libro giornale ed inventari, anche se potrebbe essere possibile apporre la marca in altre pagine qualora per la stampa dell’esercizio precedente non fossero state utilizzate tutte le 100 pagine a disposizione.
L’imposta di bollo può essere assolta anche mediante versamento con modello F24, riportando poi gli estremi della relativa ricevuta di pagamento sulla prima pagina numerata.
Indipendentemente dalla modalità adottata, è essenziale che l’imposta sia assolta prima di porre in uso il registro, per cui consigliamo di acquistare una congrua scorta di marche da bollo fin dall’inizio dell’anno.
Conservazione: ai sensi dell’articolo 2220 cod. civ. le scritture contabili devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione, fiscalmente fino alla definizione del periodo d'imposta interessato.