La fatturazione nei confronti delle amministrazioni dello stato deve avvenire esclusivamente in forma elettronica attraverso il Sistema di Interscambio (legge 24 dicembre 2007 n 244).
In alternativa al Sistema di Interscambio si può affidare questo compito a un intermediario con il quale è necessario stipulare un accordo di servizio.
Il Sistema di Interscambio è un sistema informatico in grado di:
L'Agenzia delle Entrate gestore del Sistema d’Interscambio ha compiti di:
Inoltre, l’Agenzia relaziona periodicamente al ministero dell‘Economia e delle Finanze sull'andamento e l'evoluzione del sistema.
Attenzione al fatto che
sono disponibili su www.fatturapa.gov.it.
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Tutte le fatture che gli operatori economici residenti o stabiliti in Italia emettono nei confronti di pubbliche amministrazioni italiane devono essere in forma elettronica e firmate digitalmente.
Si sottolinea che gli operatori economici non italiani possono emettere fattura in modalità cartacea o elettronica.
Tutte le fatture elettroniche devono essere inviate al Sistema di Interscambio, che provvede al recapito alla pubblica amministrazione destinataria.
Per inviare una fattura elettronica a una pubblica amministrazione italiana è necessario stabilire un canale di comunicazione col Sistema di Interscambio.
Il file preparato, firmato e nominato nel rispetto delle regole previste, può essere inviato al Sistema di Interscambio attraverso quattro diversi canali di trasmissione:
Una volta ricevuta una fattura, il Sistema di interscambio effettua alcuni controlli e la recapita alla pubblica amministrazione destinataria.
Per la fattura una volta consegnata, il Sistema di Interscambio invia o mette a disposizione una ricevuta di consegna, che costituisce prova che la fattura ha raggiunto il destinatario.
Per indirizzare correttamente una fattura elettronica è necessario: inserire nella fattura il codice della pubblica amministrazione destinataria
Attenzione al fatto che i codici di tutte le pubbliche amministrazioni si trovano nell’Indice dei domicili digitali della pubblica amministrazione all’indirizzo: https://indicepa.gov.it
L’Agenzia delle Entrate offre tutti i servizi utili all’emissione, trasmissione, consultazione e conservazione delle fatture elettroniche accedendo all’area riservata del portale Fatture e corrispettivi tramite:
L’autenticazione per l’utilizzo dei servizi di trasmissione diversi dal portale utilizzano certificati di autenticazione. I formati di firma accettati per i file fattura sono CAdES-BES e XAdES-BES.
Le fatture elettroniche sono in formato xml e possono essere predisposte nel formato nazionale denominato FatturaPA o in uno dei formati ammessi dalla norma europea sulla fatturazione elettronica EN 16931, rispettando, per quest’ultimi, le prescrizioni per il contesto nazionale italiano.
Il tempo massimo in cui è prodotto l’esito dell’elaborazione di una fattura può essere stimato in 48 ore.
E' bene sottolineare che i servizi offerti dall’Agenzia delle entrate sono fruibili gratuitamente da tutti gli operatori economici.
Per garantire l’effettiva tracciabilità dei pagamenti da parte delle pubbliche amministrazioni, le fatture elettroniche emesse verso le PA devono riportare:
L’Agenzia delle Entrate non potrà procedere al pagamento delle fatture elettroniche che non riportano i codici CIG e CUP, quest’ultimo ove previsto.
Nella predisposizione della fattura elettronica, il Codice Unitario Progetto (CUP) e il Codice Identificativo Gara (CIG) devono essere inseriti in uno dei blocchi informativi:
in corrispondenza degli elementi denominati “CodiceCUP” e “CodiceCIG”, del tracciato della fattura elettronica.
In ogni fattura elettronica è necessario indicare il Codice Univoco Ufficio, che rappresenta l’identificativo univoco che consente al Sistema di Interscambio (SDI) di recapitare correttamente la fattura elettronica all’Ufficio destinatario.
Il Codice Univoco Ufficio deve essere inserito nella fattura elettronica in corrispondenza dell’elemento del tracciato 1.1.4 denominato “Codice Destinatario”.
Consulta nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) i codici delle amministrazioni italiane.