A causa delle attuali disposizioni governative per arginare l'epidemia in corso molti amministratori di condominio sono costretti, come tutti, a modificare in parte l'attività.
Gli studi dovranno limitare gli incontri personali che saranno possibili solo previo appuntamento a non più di una persona per volta, non essendo possibile stazionare alla reception e dovendo mantenere la distanza di sicurezza tra persone di almeno un metro. Il personale dello studio non sarà sempre presente ed in alcuni casi lavorerà da casa.
L’esecuzione di interventi di manutenzione da parte degli artigiani e i sopralluoghi da parte dell’amministratore è opportuno, se non urgenti, rinviarli ai soli casi di effettiva necessità.
Ma come regolarsi per la convocazione delle assemblee? Sicuramente le ordinarie saranno rinviate a dopo il 3 aprile, ma per le straordinarie come bisogna regolarsi?
Le importanti agevolazioni fiscali per il 2020 soprattutto per bonus facciate in scadenza il 31 dicembre 2020, richiedono importanti decisioni per poter fare i lavori nei tempi previsti.
Il presente contributo vuole offrire una riflessione sulle problematiche inerenti la convocazione dell'assemblee straordinarie sia per quanto riguarda le responsabilità dell'amministratore che i rischi di annullamento delle delibere.
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L’attuale momento, che sta rendendo così difficile riunirsi tra persone, fornisce alcuni spunti di riflessione sulla possibilità di convocare l’assemblea di condominio senza incorrere in gravi responsabilità per l’Amministratore e rischiare anche l’annullamento delle delibere assunte.
Né dobbiamo pensare che si tratti di un tema limitato alle sole prossime 2-3 settimane e che dopo il 3 aprile tutto tornerà come prima e che decadranno, da un momento all’altro, tutte le cautele: occorrerà, a mio avviso, comunque mantenere per diverso tempo molte precauzioni per non inficiare la validità delle delibere, pertanto le seguenti considerazioni ritengo avranno efficacia per i prossimi mesi.
Innanzi tutto va detto che nessuna disposizione vieta esplicitamente di convocare assemblee di condominio, tuttavia sul sito del Governo, in risposta alle domande frequenti inerenti la decretazione sul coronavirus, si legge che “le assemblee condominiali sono vietate, a meno che non si svolgano con modalità a distanza, assicurando comunque il rispetto della normativa in materia di convocazioni e delibere”. Purtroppo, almeno per ora, le specifiche disposizioni sono solo queste ed ovviamente sono al quanto generiche: non tutte le assemblee di condominio hanno le stesse esigenze di convocazione e non è detto che siano tutte da considerarsi assembramenti di persone vietati. Certo è che stando alle attuali disposizioni sino all’efficacia dei decreti, sembra molto arduo per l’amministratore convocare un’assemblea condominiale.
In generale sappiamo che sono da evitare incontri tra persone non strettamente necessari: certamente questo stato di necessità potrà essere valutato diversamente tra qualche settimana ma in questo periodo oramai sappiamo che non ci si può spostare nemmeno per vedere la televisione in casa con 4 o 5 amici per cui è su questa base che dobbiamo ragionare.
Sulla questione ci sono già stati pareri autorevoli nei giorni scorsi circa l’assenza di necessità di tenere le assemblee ordinarie, di fronte ad una situazione di emergenza, in quanto si possono garantire i servizi ordinari richiedendo versamenti calibrati come di consueto ed evitando così accumulo di debito che può mettere in difficoltà i condomini con richieste economiche elevate ed a breve termine. Per urgenze, non solo l’amministratore ma anche il singolo condomino, può intervenire ai sensi dell’art.1134 c.c. quindi, per ora ed in generale, le assemblee ordinarie ritengo che non siano strettamente necessarie.
Diverso potrebbe essere invece per le assemblee straordinarie: come detto, per le urgenze l’amministratore ha già il potere di intervenire ma, si sa, solo limitatamente a ciò che è indispensabile a rimuovere pericoli ed evitare maggiori danni; per attivare manutenzioni straordinarie di notevole entità resta necessaria la delibera e, salvo provvedimenti legislativi di cui al momento non si ha notizia, se non si assumono le necessarie delibere per tempo, restano pochi mesi per approvare, eseguire e saldare lavori che possono godere della detrazione fiscale del 90%. Ci possono poi esser casi di scadenze di termini con pesanti conseguenze e non è detto che l’amministratore possa agire senza delibera: come fare a tutelarsi se l’unico divieto di convocare assemblee è contenuto nella risposta ad una FAQ, generica e superficiale? Purtroppo tutto è rimesso alla valutazione dell’amministratore che potrà, anche in questo periodo, ritenere necessario convocare l’assemblea assumendosene la responsabilità ma, nel contempo, essere ritenuto responsabile se non la convoca!
Nonostante quanto sopra è chiaro a tutti che è quanto meno opportuno attendere per la convocazione di qualsiasi assemblea ordinaria o straordinaria almeno qualche settimana: in seguito si potrà valutare la convocazione di assemblee per discutere di argomenti straordinari e, nel caso di lavori, permettere di beneficiare delle detrazioni fiscali: accelerare per pochi giorni, nonostante l’assunzione di tutte le precauzioni, potrebbe apparire eccessivo, potrebbe giustificare l’assenteismo e consentire l’impugnazione delle delibere, fatte salve situazioni di effettiva emergenza .
Per consentire, in seguito, il regolare svolgimento dell’assemblea ed allo stesso tempo alleggerire le responsabilità, anche penali, dell’amministratore che è il soggetto che determina l’evento e che deve garantire la presenza delle condizioni di sicurezza imposte dalla decretazione del Governo, occorre svolgere alcune considerazioni ed assumere alcune cautele.
Innanzi tutto l’assemblea richiede che vi sia un luogo fisico in cui essa viene convocata e che vi siano fisicamente presenti almeno due persone che possano svolgere il ruolo di Presidente e Segretario, redigere il verbale e sottoscriverlo. Tutti gli altri condomini possono essere presenti per delega anche se occorre sempre tenere presente il limite legale di deleghe quando i condomini sono più di 20 e quindi non si possono accumulare deleghe per più di un quinto delle teste, compreso il delegato, e più di un quinto dei millesimi (200 millesimi).
La valutazione del numero di persone presenti fisicamente è importante per la scelta del luogo in cui tenere l’assemblea in quanto dovrà consentire di presenziare mantenendo la distanza di sicurezza: bisognerà anche verificare che il responsabile della sala sia disponibile ad affittarla… Per un numero limitato di persone molti studi di amministrazione dispongono di sale riunioni pertanto ne hanno la disponibilità e potranno valutare quando è il caso o meno di convocare presso di sé.
Ogni condominio quindi necessita di valutazioni specifiche, anche in ragione della presenza media nelle assemblee degli ultimi anni: rispetto al numero di persone che è lecito attendersi si potrà confidare su una ulteriore riduzione favorendo il conferimento delle deleghe con la diffusione del maggior numero di informazioni sui temi all’ordine del giorno ed invitando (non può essere un obbligo) specialmente le persone anziane a dare delega. Resta indispensabile che all’inizio e durante l’assemblea sia svolta la ricognizione sulla presenza e la permanenza delle condizioni di sicurezza e che di ciò se ne dia atto nel verbale.
In base al numero di persone attese si potrà quindi scegliere la sala adatta a permettere la regolare tenuta dell’assemblea condominiale per discutere di argomenti di carattere straordinario ma a condizione che si gestiscano altre situazioni specifiche, alcune oggettive, altre soggettive.
Da un punto di vista oggettivo, oltre a preoccuparsi della sicurezza del luogo di incontro rispetto alle distanze interpersonali, la sala potrà essere sanificata prima dell’evento ed ai partecipanti potrà essere messo a disposizione all’ingresso disinfettante per le mani. Condizioni che potranno essere rilevate e messe a verbale.
Da un punto di vista soggettivo, sempre in relazione all’ eventualità di una impugnazione, va valutata sia la limitazione dei singoli a partecipare, sia, all’opposto, il favore alla partecipazione consentendo di superare limitazioni di spostamento.
Una riduzione della partecipazione è certamente collegata alla responsabilità da contagio, nel caso in cui un soggetto infetto o potenzialmente infetto, con il suo comportamento, diffondesse germi contagiando gli altri. Questa responsabilità è palese quando si è consapevoli di essere infetti e si intende provocare il contagio, ma sussiste anche quando si è consapevoli della possibile insorgenza della malattia (perché ad esempio si è sintomatici o si è a contatto con contagiati) ed anche senza avere l’obiettivo di infettare gli altri, pur di partecipare, si accetta questo rischio. In questi casi, oltre alle disposizioni governative, è la legge (codice penale) che vieta di partecipare di persona all’assemblea e proprio per questo, a mio avviso, chi viene invitato a non presentarsi non ha, per questo, un valido motivo di annullamento della delibera.
Più difficile, per motivi di privacy, rassicurare gli altri partecipanti presenti chiedendo un’autocertificazione a tutti gli intervenuti, pertanto, in assenza di soggetti sintomatici, l’assemblea dovrà ritenersi correttamente costituita. Purtroppo, spingendoci oltre in queste considerazioni, dobbiamo valutare anche la possibilità che qualcuno intenda impedire lo svolgimento dell’assemblea presentandosi come sintomatico: sia che i sintomi siano veri, sia che siano falsi, non è proprio il caso di farlo, perché si potrebbe essere denunciati penalmente e rischiare sanzioni gravissime penali in entrambi i casi. Sebbene l’ignoranza della legge non sia scusata, nell’avviso di convocazione potrebbe essere opportuno invitare chi si trova in queste situazioni a non partecipare di persona proprio per evitare questa responsabilità, fermo restando che, in presenza di sintomatici, l’allontanamento di alcuni dall’assemblea, pur permanendo il quorum deliberativo, renderà probabilmente annullabili, per chi si è allontanato, le delibere.
Per aumentare invece la partecipazione di soggetti che hanno limitazioni di spostamento è necessario esplicitare, nell’avviso di convocazione, l’importanza della assemblea per gli argomenti che sono all’ordine del giorno e la necessità di raggiungere il quorum deliberativo: ciò consentirà ai condomini l’autocertificazione che giustifica il loro spostamento in caso di controllo (qualora permanessero limiti agli spostamenti come ora imposti). Potrebbe essere utile inoltre consentire la partecipazione online tramite piattaforme digitali che sono disponibili e sono in grado non solo di permettere la partecipazione da remoto senza nulla togliere alla possibilità di ascoltare, dialogare, votare come a tutti gli altri presenti fisicamente, ma anche di certificare l’avente diritto (anche per delega) mediante il doppio riconoscimento (email e cellulare) con invio del codice di accesso tramite sms.
Questo tema è molto delicato perché già affrontato in passato senza mai essere arrivati alla conclusione che la partecipazione online ad una assemblea di condominio è da ritenersi valida. La stessa risposta sul sito del Governo, che sembrerebbe ritenerla una modalità normale (così come alcuni pareri giornalistici) non manca di aggiungere la locuzione “assicurando comunque il rispetto della normativa in materia di convocazione e delibere” rimandando così a tutte le problematiche note, o meno note, sulla questione. Certamente però, la messa a disposizione di questo strumento, ridurrà ulteriormente i rischi di contestazioni in attesa che, finalmente, su questo specifico tema il legislatore intervenga.
Tutte le suddette condizioni, se verificate e rispettate, potranno consentire di opporsi al meglio alle eventuali impugnazioni.
Concludendo: ci auguriamo che questo periodo sia il più breve possibile tuttavia, qualora dovesse prolungarsi oltre ogni attesa, con le opportune cautele si potrà ugualmente fare in modo che l’assemblea si svolga e le cose che si vogliono fare si possano fare, difendendo le delibere assunte anche contro le possibili impugnazioni che restano per semplice annullabilità (quindi impugnabili nel termine dei 30 giorni) e non di nullità assoluta.