Le regole sul funzionamento societario relative alle società per azioni sono state più volte modificate dalla legislazione rumena, soprattutto in relazione ai meccanismi di gestione della società medesima, quali le assemblee degli azionisti e gli organi di gestione.
Le assemblee generali degli azionisti (GSM) sono state descritte da dottrina e giurisprudenza come “l’organo supremo di gestione della società” (Companies’ Law 31/1990). Tale legge stabilisce le regole che determinano i meccanismi di funzionamento di tali assemblee, con particolare riferimento alle società per azioni.
Anche se tutta la disciplina delle assemblee generali viene solitamente interpretata dalla giurisprudenza, ci sono inevitabilmente alcuni aspetti che non sono disciplinati a livello normativo. Per alcuni di questi aspetti, la pratica aziendale trova spesso delle soluzioni che vengono poi accettate dalla giurisprudenza e che successivamente possono anche essere convertite in legge.
Ciò nonostante, alcune situazioni possono generare problemi nella pratica o incoerenze nella giurisprudenza. Uno di questi casi riguarda l’uso del voto segreto nelle assemblee generali degli azionisti.
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La Legge sulle Società stabilisce determinate regole che gli azionisti devono rispettare al momento delle votazioni nel corso delle assemblee generali.
Una votazione palese può avvenire nei seguenti modi:
• per alzata di mano;
• alzandosi in piedi;
• chiamata nominale degli azionisti, tramite bollettino di voto cartaceo; o
• utilizzando applicazioni hardware e software che riescono a centralizzare correttamente i voti e il loro esito.
Tuttavia, la normativa rumena prevede alcune situazioni nelle quali le votazioni devono essere segrete.
Secondo la Legge delle Società, il voto deve essere segreto nei seguenti casi:
• nomina o la revoca dei membri del consiglio di amministrazione e dei membri del consiglio di sorveglianza;
• nomina, la revoca o il licenziamento dei revisori contabili; e
• decisioni relative alla responsabilità dei membri degli organi amministrativi, di direzione e controllo.
Tuttavia, la Companies’ Law non fornisce una definizione o un esempio di “voto segreto”, né fornisce alcun dettaglio relativamente alla segretezza del voto in termini di durata o opponibilità. Per questa ragione in Romania i metodi di votazione segreta variano notevolmente da caso a caso.
La segretezza del voto è temporanea. Il voto deve essere tenuto segreto solo nel corso dell’assemblea, dall’inizio della stessa fino al momento in cui tutti gli azionisti presenti o rappresentati abbiano espresso il loro voto e l’esito della votazione sia stato annunciato. In questo modo, gli azionisti presenti o rappresentati e le persone che presiedono l’assemblea degli azionisti non sanno come gli altri azionisti stiano votando, prevenendo così qualsiasi possibilità che gli stessi vengano influenzati dal voto degli altri.
Ed è proprio per questo motivo che i legislatori rumeni hanno stabilito determinate situazioni nelle quali è obbligatorio utilizzare il voto segreto. Un esempio è la nomina di membri del consiglio di amministrazione, poiché si tratta di un processo elettivo nel quale ciascun azionista deve prestare il proprio voto in modo libero e non condizionato, e il modo in cui gli azionisti votano non deve essere conosciuto dalle persone candidate ad essere elette come membri del consiglio di amministrazione.
Nella più antica dottrina rumena, lo scopo di utilizzare un meccanismo di voto segreto è quello di evitare una possibile influenza dei membri del consiglio di amministrazione sugli azionisti; influenza che potrebbe distorcere l’esito della votazione.
È inoltre opportuno stabilire che la segretezza di un voto è temporanea e che questa termina nel momento in cui viene annunciato l’esito della votazione. Se la segretezza di un voto fosse mantenuta anche dopo la fine del procedimento di votazione, gli altri diritti degli azionisti previsti nella Legge sulle Società non potrebbero essere confermati in quanto rivelerebbero pubblicamente il modo in cui un azionista ha votato.
Allo stesso modo, sarebbero utili ulteriori indicazioni per quanto riguarda l’opponibilità della natura segreta di un voto e nei confronti di chi tale segretezza deve essere mantenuta, dal momento che la Legge sulle Società non fornisce alcun dettaglio a riguardo. Sarebbero anche utili ulteriori indicazioni circa il soggetto che è responsabile di garantire la segretezza del voto.
Una società deve adottare tutte le misure ragionevoli per assicurare che durante un processo di votazione nel corso di un’assemblea generale degli azionisti i voti individuali non vengano divulgati tra gli azionisti, i membri del consiglio di amministrazione o i candidati. La creazione di regole per il voto segreto non dovrebbe essere solo responsabilità della società e dei suoi rappresentanti che partecipano all’assemblea, ma anche degli azionisti presenti, i quali non dovrebbero divulgare il modo in cui hanno votato agli altri azionisti o ai membri del consiglio di amministrazione.
Tuttavia, i voti degli azionisti possono essere comunicati a determinate persone (ad esempio, le persone presenti all’assemblea o segretari tecnici che sono responsabili dell’organizzazione logistica della riunione).
Secondo la Legge sulle Società, ad ogni assemblea generale degli azionisti deve essere presente un segretario e ci possono anche essere segretari tecnici che svolgono compiti relativi all’organizzazione della riunione (ad esempio raccolta di deleghe e votazioni per corrispondenza, distribuzione dei bollettini di voto, raccolta e centralizzazione dei voti e annuncio del risultato delle votazioni).
La pratica delle società per azioni in questo senso è guidata dalle disposizioni della Legge sui Mercati dei Capitali (la legge 24/2017) che si applica alle società quotate in un mercato regolamentato. La Legge in questione afferma che se ci sono dei punti nell’ordine del giorno dell’assemblea degli azionisti richiedenti un voto segreto, questo dovrebbe essere successivamente espresso attraverso un mezzo che consenta la divulgazione del voto solamente:
• ai membri del segretariato tecnico responsabili del conteggio dei voti segreti espressi; e
• dopo che tutti gli azionisti presenti hanno terminato e consegnato i loro voti.
In teoria, queste regole sono rilevanti anche per le società non quotate, soprattutto dal momento che la Legge sui Mercati dei Capitali non stabilisce alcuna disposizione derogatoria rispetto a quelle presenti nella Legge sulle Società che si riferisce al voto segreto, ma prevede solamente aggiunte o chiarimenti su questioni poco chiare.
Sebbene tali disposizioni siano racchiuse in un atto normativo che si applica soltanto alle società quotate, l’applicabilità del voto segreto in caso di società non quotate in situazioni regolate dalla Legge sulle Società non può essere interpretata in modo restrittivo, dal momento che un approccio restrittivo potrebbe portare a conflitti con altri diritti degli azionisti previsti dalla Legge sulle Società.
Per esempio, la Legge sulle Società consente agli azionisti di votare nel corso di un’assemblea per rappresentante o per corrispondenza. Se la segretezza di voto dovesse essere mantenuta da segretari tecnici incaricati di raccogliere e centralizzare i voti, gli azionisti di conseguenza non potrebbero votare per rappresentanza o corrispondenza, poiché questo condurrebbe alla divulgazione dei voti. Questo approccio è contrario alla Legge sulle Società, che non contiene tali restrizioni per gli azionisti.
Per la pratica sarebbe utile applicare alcune delle disposizioni previste dalla Legge sui Mercati dei Capitali in materia di opponibilità e di applicazione delle regole per il voto segreto.
Finche` la Legge sulle Società non fornisce una definizione di “voto segreto” o una procedura chiara per la sua applicazione in termini di durata e opponibilità`, le controversie relative all’annullamento delle decisioni prese nel corso di un’assemblea degli azionisti per presunte violazioni della segretezza del voto continueranno ad essere risolte dai tribunali esclusivamente sulla base della loro interpretazione, senza che ci siano chiare disposizioni legali a riguardo.