Dallo scorso 26 giugno sono entrate in vigore le nuove regole sulla produzione e conservazione elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari.
Da tale data è, infatti, entrato in vigore il decreto del Ministero dell'Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014, che abroga e sostituisce il precedente decreto del 23 gennaio 2014.
Le vecchie modalità rimangono valide per la documentazione già archiviata che, comunque, può essere sempre dematerializzata.
Le nuove regole semplificano il superamento del formato cartaceo dei documenti contabili e fiscali e la smaterializzazione di atti e certificati.
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L'opzione per la conservazione digitale
Il contribuente che decida di passare alla conservazione digitale dei documenti rilevanti ai fini fiscali ha l'obbligo di comunicare tale scelta nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento.
In caso di verifiche, controlli o ispezioni, il documento informatico deve essere reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico presso la sede del contribuente ovvero presso il luogo di conservazione delle scritture dichiarato. Il documento conservato può essere esibito anche per via telematica secondo le modalità che verranno stabilite con provvedimenti delle competenti Agenzie fiscali.
Il processo di conservazione dei documenti informatici si intende perfezionato quando è apposta una data che sia "opponibile ai terzi", cioè in alcun modo contestabile. In ogni caso, tale processo di conservazione deve essere concluso entro tre mesi dal termine utile per la presentazione della relativa dichiarazione dei redditi.
L'assolvimento dell'imposta di bollo
L'assolvimento (se richiesto) dell'imposta di bollo su libri, registri ed altri documenti rilevanti ai fini tributari e conservati in formato digitale avviene mediante versamento con F24 telematico.
Il pagamento dell'imposta di bollo va effettuato in un'unica soluzione per tutti i documenti emessi o utilizzati durante l'anno, entro 120 giorni dalla chiusura dell'esercizio.
Le fatture elettroniche per le quali è obbligatorio l'assolvimento dell'imposta di bollo devono riportare specifica annotazione di assolvimento dell'imposta ai sensi del decreto in esame.
L'imposta sui libri e sui registri di cui all'art. 16 della Tariffa allegata al D.P.R. n. 642/1972, tenuti in modalità informatica, è dovuta ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse.
Generazione di copie conformi
E' consentito generare copie informatiche o copie per immagine su supporto magnetico di documenti e scritture analogiche.
Ai fini fiscali, la conformità all'originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici originali unici deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato.
Inoltre, il procedimento di generazione termina con l'apposizione della firma elettronica qualificata, della firma digitale oppure della firma elettronica basata sui certificati rilasciati dalla Agenzie fiscali.
E' consentito distruggere i documenti analogici, di cui è obbligatoria la conservazione, soltanto dopo il completamento della procedura di generazione delle copie conformi digitali come sopra enunciata.