Entro il prossimo 29 novembre le società che si sono costituite prima del 29.11.2008 devono comunicare al Registro Imprese la propria casella Pec.
Tutte le altre, infatti, hanno già indicato l’indirizzo di posta certificata al momento della loro domanda di iscrizione al Registro Imprese (Per fare questo basta indicare l’indirizzo di posta elettronica certificata nel riquadro 5 del modello S1).
La disposizione che ha previsto tale obbligo risale al 2008; con l’articolo 16 comma 6 del d.l. 185/2008 il legislatore ha infatti imposto alle imprese costituite in forma societaria di comunicare l’indirizzo Pec entro 3 anni dalla data di entrata in vigore del decreto stesso (29.11.2008):
“Le imprese costituite in forma societaria sono tenute a indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione al registro delle imprese o analogo indirizzo di posta elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora dell'invio e della ricezione delle comunicazioni e l'integrità del contenuto delle stesse, garantendo l'interoperabilità con analoghi sistemi internazionali. Entro tre anni dalla data di entrata in vigore del presente decreto tutte le imprese, già costituite in forma societaria alla medesima data di entrata in vigore, comunicano al registro delle imprese l'indirizzo di posta elettronica certificata – art. 16 comma 6 D.l. 185/2008.”
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La Pec
La posta elettronica certificata (Pec) è una
mail con caratteristiche di sicurezza e certificazione, che
rende i messaggi opponibili ai terzi. Alla Pec viene attribuito lo
stesso valore legale della raccomandata A/R, per cui il mittente può opporre al destinatario e ai terzi la data e l’ora della trasmissione/ricezione.
La mail si intende consegnata quando è resa disponibile nella casella di posta elettronica del destinatario, indipendentemente dalla sua lettura.
Per provare l’invio e la consegna il gestore della Pec rilascia al mittente:
- la ricevuta di accettazione, in cui sono contenuti i dati di certificazione (ad esempio data e ora dell’invio, mittente, destinatario, oggetto del messaggio) che costituiscono prova dell’avvenuta spedizione;
- la ricevuta di avvenuta consegna, che fornisce al mittente la prova che il messaggio è pervenuto all’indirizzo elettronico del destinatario. Questa ricevuta viene rilasciata contestualmente alla consegna del messaggio, indipendentemente dall’avvenuta lettura;
- la ricevuta di mancata consegna nel caso in cui il messaggio non risulti consegnabile.
Poiché la Pec viene equiparata alle notifiche a mezzo posta, al messaggio viene attribuita data certa, analogamente a quanto l’ordinamento riconosce al timbro postale.
Per attivarla basta rivolgersi
ai gestori DigitPa (un loro elenco è disponibile sul sito www.digitpa.gov.it/pec) ed il suo costo, stabilito da ogni singolo gestore, varia da un minimo di 5 € ad un massimo di 50 € all’anno.
Una volta attivata la Pec deve essere continuamente controllata; infatti, visto che il messaggio si considera ricevuto nel momento in cui è messo a disposizione nella casella di posta, è da tale momento che decorrono gli eventuali termini legali di decadenza collegati al tipo di documento inviato.
Soggetti interessati all'obbligo di comunicazione entro il 29.11.2011
L’obbligo di comunicazione riguarda le
imprese costituite in forma societaria prima del 29.11.2008, in particolare – come chiarito con la circolare 3645/C del 3.11.2011 del Ministero dello sviluppo economico:
• le società di persone;
• le società semplici;
• le società di capitali;
• le società cooperative;
• le società estere con una o più sedi secondarie in Italia;
• le società in liquidazione.
La comunicazione al Registro Imprese
Una volta che le società hanno attivato la Pec, è necessaria (da parte dell’amministratore della società o di un soggetto incaricato munito di procura) la sua
comunicazione telematica al Registro Imprese:
- con “Comunica”, compilando il modulo S2, riquadro 5 nei soli campi relativi all’indirizzo di posta elettronica;
- con la procedura semplificata presente sul sito www.registroimprese.it nel caso in cui venga effettuata dall’amministratore della società.
La comunicazione della Pec o di una sua successiva variazione è
esente dall’imposta di bollo e dai diritti di segreteria. Nel caso in cui la comunicazione sia presentata anche per iscrivere altri atti o fatti, l’imposta di bollo e i diritti di segreteria saranno dovuti in relazione all’ulteriore comunicazione.
Sanzioni in caso di omessa comunicazione della Pec
Nel caso in cui non si provveda a comunicare al Registro Imprese la propria Pec entro il 29.11.2011,
verrà applicata al legale rappresentante della società la sanzione da 206 a 2.065 € prevista dall’articolo 2630 del codice civile, con la possibilità di fruire della riduzione della sanzione se, entro 60 giorni dalla notifica, si procede al pagamento liberatorio di 412 €:
Chiunque, essendovi tenuto per legge a causa delle funzioni rivestite in una società o in un consorzio, omette di eseguire, nei termini prescritti, denunce, comunicazioni o depositi presso il registro delle imprese, ovvero omette di fornire negli atti, nella corrispondenza e nella rete telematica le informazioni prescritte dall’art. 2250, primo, secondo, terzo e quarto comma, è punito con la sanzione amministrativa pecuniaria da 206 euro a 2.065 euro – art. 2630 comma 1 del Codice Civile.
Si segnala che
con l’approvazione dello Statuto delle imprese, avvenuto da parte della Camera il 3.11.2011 – ed in corso di pubblicazione in Gazzetta Ufficiale –
le sanzioni sopra illustrate sono ridotte al 50%, da 103 € a 1.032€.
Inoltre, se si provvede ad effettuare la comunicazione entro 30 giorni dalla scadenza, la sanzione è ulteriormente ridotta ad 1/3, diventando così da 34 a 344 €.
Per le società di nuova costituzione la mancata indicazione dell’indirizzo Pec al momento dell’iscrizione della società al Registro Imprese determina la sospensione della procedura di iscrizione e l’assegnazione di un congruo termine per provvedervi, decorso il quale l’iscrizione potrà essere rifiutata.