La
legge di conversione 106/2011 del DL 70/2011 dà il via alla gestione informatizzata di tutti i libri contabili, repertori e scritture delle aziende, comprese quelle di rilevanza fiscale. Con la modifica dell’
art. 2215 bis del Codice Civile viene infatti introdotta la
parificazione degli obblighi e del valore probatorio con il formato cartaceo.
La
firma digitale e la
marcatura temporale sono gli strumenti tecnici che permetteranno un cambiamento rilevante per la
semplificazione e il risparmio nell’amministrazione contabile delle aziende. Esse garantiscono infatti la
datazione certa e la non modificabilità dei documenti.
La nuova disposizione le richiederà tra l’altro
solo per la numerazione progressiva e la vidimazione, eliminando l’obbligo relativo alla "regolare tenuta" di libri, repertori e scritture.
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Le nuove regole che parificano digitale e cartaceo
Con la nuova norma le aziende godranno di un risparmio economico e gestionale da almeno due punti di vista:
1. viene superato l’obbligo trimestrale di “stampa su file” delle scritture tenute informaticamente. La marcatura temporale e la firma digitale vanno apposte a cadenza annuale come succede per il deposito dei libri analogici, oggi richiesto entro tre mesi dalla presentazione della dichiarazione annuale.
Addirittura, in caso di mancanza di registrazioni per un intero anno, l’apposizione di marca e firma al momento della registrazione successiva faranno decorrere da quel momento un nuovo periodo annuale.
2. L’imposta di bollo sarà calcolata sul numero di registrazioni effettuate e non sul numero di pagine del documento; si applicherà ogni 2500 registrazioni o frazioni. La novità introduce un risparmio certo nei costi gestionali e amministrativi delle aziende.
Gestione informatizzata e conservazione sostitutiva di libri e registri a rilevanza fiscale
Per quanto riguarda libri e registri il cui obbligo risulti da norme e regolamenti tributari il nuovo comma dell’art. 2215-bis ha previsto che il termine annuale operi come nelle norme riguardanti la conservazione sostitutiva disposte dal decreto ministeriale del 23/1/2004.
Su questo punto si rileva però una discrepanza per quanto riguarda la successione degli elementi informatici richiesti: la norma del codice parla di apposizione della marca temporale e successivamente della firma digitale dell’ amministratore o di un suo delegato, mentre la disposizione ministeriale prevede prima l ‘apposizione della firma digitale e poi la marcatura temporale. Potranno essere necessari chiarimenti dell’amministrazione finanziaria anche in merito alla distinzione tra il soggetto incaricato della formazione e tenuta dei libri contabili e del soggetto incaricato della loro conservazione.