Protocollazione documenti

[zaafeerah]

Buonasera!

Avrei una domanda riguardante il protocollo e la sua gestione. Per una società privata (S.r.l.) i cui soci sono enti pubblici, è obbligatoria la protocollazione dei documenti in entrata e in uscita? Se sì, in particolare di quali documenti (ordini, preventivi, lettere, fax, mail)? Mi potreste inoltre suggerire un metodo per effettuare correttamente la protocollazione (è opportuno avere una numerazione unica progressiva per tutte le tipologie di documento (e distinguere le diverse tipologie con una sigla) oppure una numerazione progressiva distinta per ogni singola tipologia di documento)?
Si può cambiare il sistema di protocollazione in corso d'anno (ad esempio aggiungendo delle sigle)? In questo caso è possibile ricominciare la numerazione da 1?

Grazie!!!

 

[MEMBERNEW]

Riferimento: Protocollazione documenti

Ciao, oltre alla tenuta dei libri sociali obbligatori tutti i documenti considerati "commerciali" e quindi non fiscali, non sono obbligatori da tenere. Se nel tuo caso, la società è anche certificata per la qualità tutto questo (e solo ai fini della qualità) diventa obbligatorio.
Premesso ciò; il metodo migliore per una ricerca più veloce è la protocollazione di tutti i tipi di documenti in un unico file (ad esempio excel) in due fogli, uno per doc.entrata e uno doc.uscita.
Vicino ad ogni doc. registrato in uscita ed in entrata sarebbe opportuno mettere pure il tipo di documento (mail, fax, posta, ar. ecc..) e usare lo stesso metodo di protocollazione per tutto l'anno. Questo per garantire una piu veloce e corretta ricerca dei documenti (anche nel caso in cui tu non potessi accedernè direttamente, ma che dovresti guidare un'altra persona a farlo). Pensa che la metodologia che usi dovrà essere semplice ed immediata all'apprendimento, questo non solo per te ma anche per chi collabora con te. Solitamente quando imposto qualche nuova metodologia rifletto su chi dovrà utilizzarla...e qui ci siamo detti tutto.
Spero di esserti stato di aiuto.

Ciao!