Da il sole 24 ore
Titolo : Negli studi il responsabile privacy
Data : 06/01/2004 Pag: 27
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Il nuovo Codice in materia di protezione dei dati personali, in vigore dal 1^ gennaio, disciplina anche il trattamento dei dati personali da parte dei liberi professionisti. Avvocati, commercialisti, notai, architetti e ingegneri, per citarne alcuni, nel trattare i dati dei clienti devono adeguarsi alle norme in materia di trattamento dei dati personali. Norme specifiche si applicano, per altro, ai medici e agli esercenti le professioni sanitarie, ai giornalisti e agli investigatori privati.
L'informativa, cioè la fornitura delle informazioni concernenti il trattamento dei dati personali, è sempre dovuta. Il professionista deve specificare le finalità e le modalità del trattamento, la natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati, le conseguenze di un eventuale rifiuto di rispondere, i soggetti o le categorie di soggetti cui i dati possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di responsabili o incaricati, i diritti riconosciuti dalla legge all'interessato, gli estremi identificativi del titolare e del responsabile, se designato.
Nell'informativa possono essere omessi quegli elementi che si presumono già noti alla persona che fornisce i dati. Può essere fornita anche in forma verbale, ma con evidenti svantaggi sotto il profilo probatorio. L'omessa informativa è punita con una sanzione amministrativa da 3mila a 18mila euro, se il trattamento riguarda dati comuni, e da 5mila a 30mila euro se il trattamento riguarda dati sensibili.
L'informativa è dovuta anche se non è dovuto il consenso. É il caso in cui il professionista tratti dati non sensibili per adempiere il contratto con il cliente o per soddisfare, prima della conclusione del contratto, specifiche richieste dell'interessato (a esempio, per redigere un preventivo di spesa). Qualora, invece, per l'esecuzione del contratto, il professionista tratti dati sensibili (fra i quali i dati idonei a rivelare la salute dell'interessato o le sue opinioni politiche o le sue convinzioni religiose), allora è necessario il consenso scritto. I professionisti che trattano i dati per redigere le dichiarazioni dei redditi, per esempio, devono richiedere il consenso scritto dell'interessato, se trattano i dati concernenti le spese sanitarie o i dati sul contributo del "otto per mille".
Il trattamento dei dati sensibili è legittimo con il consenso scritto dell'interessato e l'autorizzazione del Garante (la n. 4/2002, prorogata con deliberazione del 24 giugno 2003). L'autorizzazione precisa le modalità del trattamento dei dati sensibili. Va evidenziato che disposizioni particolari si applicano nel caso di raccolta di dati di terzi per finalità di difesa e di indagine difensiva.
Il trattamento dei dati personali senza il consenso dell'interessato può essere sanzionato penalmente.
Individuato il titolare o i contitolari del trattamento (il libero professionista, l'associazione professionale, la società) questi possono nominare i responsabili e gli incaricati di trattamento. La nomina, seppure formalmente facoltativa, è in realtà necessaria dal punto di vista organizzativo, al fine di evitare che sia considerata "comunicazione" e quindi sia assoggettata a una specifica informativa e a uno specifico consenso la comunicazione dal professionista ai collaboratori o ai colleghi dello studio. La nomina (da effettuarsi per iscritto) costituisce anche il presupposto per la corretta applicazione delle misure minime di sicurezza (si veda l'altro articolo).
É opportuno individuare anche una modalità organizzativa che consenta agevolmente di soddisfare le richieste degli interessati che richiedano di conoscere i propri dati personali trattati, di aggiornarli, di rettificarli eccetera. Il termine per fornire un riscontro è ora di 15 giorni dal ricevimento della richiesta.
La notificazione al Garante per i nuovi trattamenti di norma non è dovuta, a meno che i trattamenti non rientrino nell'elenco previsto all'articolo 37: il che, considerate le tipologie di trattamenti, è abbastanza improbabile.
GIUSELLA FINOCCHIARO
LE SCADENZE
I principali adempimenti in materia di privacy
31 marzo 2004
Adozione del documento programmatico per la sicurezza
30 aprile 2004
Notificazioni dei trattamenti già iniziati, nei casi previsti dall'articolo 37 (ad esempio, per i trattamenti di dati genetici e biometrici)
30 giugno 2004
Effettuazione delle comunicazioni al Garante nei casi previsti dall'articolo 39
(ad esempio, per le comunicazioni di dati da soggetto pubblico ad altro soggetto pubblico se non previsti da norme di legge o di regolamento).
Adozione delle nuove misure minime di sicurezza
30 settembre 2004
Emanazione del regolamento per il trattamento dei dati sensibili da parte della pubblica amministrazione.
Adozione di modalità semplificate per l'informativa e la manifestazione del consenso raccolta dal medico di medicina generale, dal pediatra di libera scelta e dagli organismi sanitari, anche in occasione del primo ulteriore contatto con l'interessato
1^ gennaio 2005
Obbligo di utilizzo dei nuovi modelli per le ricette mediche
