Gli assetti contabili, nel moderno governo d’impresa, svolgono un ruolo cruciale che va oltre la semplice registrazione di fatti consuntivi e la redazione del bilancio d’esercizio: sono uno strumento essenziale per l’elaborazione di dati analitici e la loro previsione, finalizzati a prevenire situazioni di crisi.
Concludiamo la nostra serie dedicata agli adeguati assetti analizzando la check list del CNDCEC relativa agli assetti contabili.
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1) Definizione e importanza degli assetti contabili
Nel documento “Norme di comportamento del collegio sindacale di società non quotate” a cura del CNDCEC gli assetti contabili sono definiti come “quella parte degli assetti amministrativi orientati a una corretta traduzione contabile dei fatti di gestione, sia ai fini della programmazione, sia ai fini di consuntivazione per la gestione e la comunicazione all’esterno dell’impresa”.
Gli assetti contabili possono quindi essere definiti come l’insieme degli strumenti e delle procedure volti a garantire una corretta rilevazione dei fatti aziendali.
Sono necessariamente presenti in ogni azienda, indipendentemente dalla dimensione e natura, poiché sono essenziali per la rappresentazione chiara, veritiera e corretta della situazione patrimoniale, reddituale e finanziaria della società come richiesto dall’art. 2423 co. 2 del C.C..
La check list del CNDCEC, che analizzeremo in dettaglio nel prossimo paragrafo, si spinge però oltre la semplice valutazione del sistema contabile, includendo anche la necessità di strumenti analitici e previsionali, la cui integrazione è fondamentale per identificare tempestivamente eventuali segnali di crisi.
L’efficace implementazione e utilizzo di questi strumenti contabili poggia necessariamente su solidi assetti organizzativi e amministrativi, già esaminati nelle precedenti sezioni della check list. Leggi anche Adeguati Assetti: gli assetti amministrativi.
È proprio questa dipendenza che spiega il posizionamento degli assetti contabili come ultima area valutativa da parte del CNDCEC.
L’adeguatezza degli assetti contabili deve essere misurata in relazione alla natura dell’attività e delle dimensioni dell’impresa, come già visto per gli altri assetti oggetto di valutazione.
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2) Il sistema informativo contabile: la base per la prevenzione della crisi
La check list CNDCEC dedica le prime sette domande all'analisi del sistema informativo contabile.
La domanda iniziale verifica la presenza di un sistema informativo contabile integrato, elemento fondamentale per una gestione efficiente delle informazioni aziendali; il vantaggio di questa tipologia di sistema è la riduzione degli errori grazie alla registrazione automatica e alla condivisione tra moduli e la visione in tempo reale della situazione aziendale.
La seconda domanda verifica se la gestione e registrazione delle operazioni contabili è interna o esterna e, in caso di tenuta esterna, nella terza domanda viene richiesto se l’esternalizzazione è parziale o totale.
La scelta tra gestione interna ed esterna della contabilità deve essere valutata in base alle specifiche esigenze aziendali.
Una gestione interna garantisce un accesso immediato ai dati e maggiore autonomia decisionale, mentre l'esternalizzazione può risultare vantaggiosa per realtà più piccole o meno strutturate in cui figure e software dedicati potrebbero essere troppo onerosi.
In entrambi i casi, è fondamentale garantire un aggiornamento regolare della contabilità e la predisposizione di bilanci infrannuali, come richiesto nella sesta e settima domanda, per il monitoraggio continuo della salute aziendale e per mantenere la trasparenza verso stakeholder e istituti di credito, oltre al rispetto delle normative civilistiche e fiscali.
La quarta domanda approfondisce le modalità di trasferimento dei dati (fax, email, sistema informativo condiviso), aspetto cruciale per la sicurezza delle informazioni.
Le domande otto e nove verificano rispettivamente: se il sistema di analisi di bilancio è comprensivo di indici e indicatori di natura reddituale, patrimoniale e finanziaria e se l’analisi viene condotta nell’ottica della continuità aziendale e della tempestiva rilevazione della crisi. In ambito finanziario sono disponibili diversi modelli di riclassificazione dei dati economici e patrimoniali, nonché diversi indici di bilancio.
Ogni azienda dovrà predisporre un set di indici e margini adeguati alla propria attività e agli obiettivi stabiliti dal management.
Non è necessario elaborare un numero eccessivo di indici, poiché alcuni di essi, se opportunatamente selezionati, forniscono una visione sintetica e completa delle principali dinamiche economiche, finanziarie e patrimoniali; al contrario, un numero eccessivo di indicatori può generare maggiore confusione arrivando ad una lettura più teorica e meno utile all’effettivo monitoraggio dell’andamento aziendale
Tra gli indicatori rilevanti si possono includere: la dinamica dei ricavi, il Margine Operativo Lordo (MOL ) e la sua incidenza sui ricavi, il peso dei costi sui ricavi, l’analisi dei cash flow e indici patrimoniali – finanziari, che consentono di valutare la sostenibilità del debito, come il rapporto tra patrimonio netto e attivo, ovvero tra debiti finanziari netti (PFN – Posizione Finanziaria Netta) e Patrimonio Netto e Ebitda.
I KPI sono numerosi e di diverse tipologie (KPI di redditività, di efficienza operativa, di solidità finanziaria, di crescita, etc.).
La loro selezione deve essere coerente con il settore e gli obiettivi strategici dell’azienda, prestando particolare attenzione a quelli in grado di identificare tempestivamente eventuali segnali di crisi, così da permettere l’implementazione tempestiva di azioni correttive a tutela della continuità aziendale.
Le domande successive della check list valutano la presenza di strumenti analitici più sofisticati.
In particolare, si verifica l'esistenza di un sistema di controllo di gestione e di contabilità analitica, fondamentali per l'elaborazione dei KPI richiesti nella domanda dodici.
Poiché il Codice della Crisi d’Impresa e dell’Insolvenza impone un monitoraggio costante degli indicatori economico finanziari, le ultime domande della check list si concentrano sulla presenza di un sistema di budgeting e di reporting, verificando: la presenza di un sistema di strutturato di budgeting, la periodicità della reportistica e l’attenzione agli aspetti finanziari (piano di tesoreria semestrale, analisi dei flussi di cassa e PFN).
Queste ultime domande rappresentano quindi il cuore degli adeguati assetti: la mancata predisposizione di un sistema di analisi delle performance e di budgeting e reporting priva l’imprenditore degli strumenti necessari per monitorare lo stato di salute della sua impresa e attuare eventuali interventi correttivi in caso di segnali di crisi.
Tale carenza può comportare una perdita di fiducia da parte degli stakeholder, e, ancora più importante, una responsabilità personale per l’imprenditore o gli amministratori.
Il software Finalyst consente di elaborare indicatori e KPI, utili a predisporre un adeguato assetto organizzativo, amministrativo e contabile.
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3) Finalyst: uno strumento operativo per i tuoi assetti
La check list CNDCEC rappresenta uno strumento prezioso per valutare criticamente ogni aspetto della propria realtà aziendale. Un'analisi approfondita può trasformare l'individuazione delle criticità in un'opportunità di miglioramento, rendendo l'impresa più efficiente e competitiva.
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