Prevenzione ed emersione della crisi

Il ruolo del Collegio sindacale assume rilevanza anche nella situazione particolare della crisi d’impresa. Del comportamento e dei doveri del Collegio sindacale in un momento tanto difficile per l’impresa si occupa la Norma 11 attraverso le sue sei sottonorme che trattano della prevenzione ed emersione della crisi, della segnalazione all’assemblea e denunzia al tribunale, della vigilanza del Collegio sindacale in caso di un piano volto al risanamento ex art. 67, comma terzo, lett. d), l.f., della vigilanza del Collegio sindacale in caso di accordo di ristrutturazione dei debiti ex art. 182-bis l.f., della vigilanza del Collegio in caso di concordato preventivo ex art. 160 l.f. del ruolo del Collegio sindacale durante il fallimento.

Trasformazione societaria

La trasformazione societaria, disciplinata dagli articoli dal 2498 al 2500-novies del codice civile, è suscettibile di controlli da parte del Collegio sindacale, il quale deve pertanto verificare:

• che la deliberazione di trasformazione sia assunta nel rispetto degli obblighi formali di convocazione dell’assemblea e con la presenza dei necessari quorum costitutivi e deliberativi (incluso la verifica del consenso dei soci nella trasformazione regressiva in società di persone);
• che siano tempestivamente adempiuti tutti gli obblighi pubblicitari connessi alla delibera di trasformazione;
• che a ciascun socio venga attribuita una partecipazione proporzionale al valore della sua quota o delle sue azioni.

Segnalazione all’assemblea e denunzia al tribunale

Nel caso in cui gli amministratori omettano l’adozione di opportuni provvedimenti, il Collegio sindacale può convocare l’assemblea ai sensi dell’art. 2406 c.c.
Nei casi in cui il ricorso all’assemblea non abbia avuto luogo o i suoi esiti non siano ritenuti adeguati, il Collegio sindacale:
• può convocare l’assemblea – previa comunicazione all’organo amministrativo – per informarla sia dell’inerzia degli amministratori sia dello stato di crisi, secondo quanto precisato nella Norma 5.7. L’assemblea adeguatamente informata dal Collegio sindacale potrebbe, dunque, richiedere agli amministratori di adottare provvedimenti funzionali al superamento della crisi ovvero deliberare la revoca degli amministratori;
• qualora la condotta degli amministratori integri anche i presupposti di gravi irregolarità può presentare, sussistendone i relativi presupposti, denunzia al tribunale ai sensi dell’art. 2409 c.c., secondo quanto previsto dalla Norma 6.3.

Partecipazione all’assemblea dei soci, alle assemblee speciali degli azionisti, all’assemblea degli obbligazionisti e dei portatori di strumenti finanziari

I sindaci hanno l’obbligo di partecipazione informata ai Cda, ai comitati esecutivi e alle assemblee al fine di vigilare sull’osservanza della legge e dello statuto e sul rispetto dei principi di corretta amministrazione.
In particolare essi devono accertare che siano osservate le formalità e le norme, fissate dalla legge e dallo statuto, per la regolare convocazione e costituzione degli organi sociali e devono verificare il regolare svolgimento delle riunioni.
Il Collegio sindacale è tenuto ad intervenire nel corso del dibattito, qualora ravvisi violazioni della legge, dello statuto o dei principi di corretta amministrazione, manifestando il proprio motivato dissenso o le proprie riserve e chiedendone la relativa verbalizzazione. Qualora, nonostante tale dissenso dei sindaci, fossero assunte deliberazioni ritenute in contrasto con la legge o con lo statuto ovvero ancora nell’eventualità che le deliberazioni assunte non siano tempestivamente sostituite con altre conformi alla legge e allo statuto, i sindaci sono legittimati ad impugnare dette deliberazioni.

Partecipazione alle riunioni del Consiglio di amministrazione o del comitato esecutivo

L’art. 2405 c.c. impone ai sindaci di partecipare al Cda, alle assemblee e alle riunioni del comitato esecutivo. Quanto ai controlli sulle delibere del Cda, i sindaci devono, attraverso la partecipazione alle riunioni del Cda, verificare che esse siano avvenute dopo aver acquisito le opportune informazioni e che siano, da un lato, non pregiudizievoli per l’integrità del patrimonio aziendale, dall’altro, fondate sui criteri di ragionevolezza.
La partecipazione dei sindaci alle riunioni del Cda deve essere attiva ed essi devono essere adeguatamente informati e documentati sui temi oggetto di delibera. È lo stesso organo di gestione che dovrebbe inviare ai sindaci tutta la documentazione a supporto dell’ordine del giorno, mentre alcune informazioni, come ad esempio la legislazione di settore, devono essere acquisite direttamente dall’organo di controllo.

Partecipazione alle decisioni degli organi di società a responsabilità limitata

Nel caso di decisioni da assumersi mediante consultazione scritta o consenso espresso per iscritto, il Collegio sindacale deve verificare la conformità della procedura adottata alle previsioni dell’art. 2475 c.c. e alle disposizioni statutarie che autorizzano tali decisioni, ne disciplinano la formazione e ne regolano il perfezionamento della volontà.
La partecipazione alle assemblee dei soci, alle adunanze del Consiglio di amministrazione e del comitato esecutivo, se da un lato assicura l’acquisizione di informazioni necessarie per lo svolgimento dell’attività di vigilanza da esercitare “ex post” sui risultati dell’attività di gestione, dall’altro permette di valutare “ex ante” se le proposte del Consiglio di amministrazione o del comitato esecutivo siano rispondenti alla legge, all’atto costitutivo e ai principi di corretta amministrazione e di intervenire sulle potenziali delibere prima che la loro effettiva esecuzione possa determinare effetti “contra legem” o negativi.

Rapporti con l’organo amministrativo

Il Collegio sindacale, ai sensi dell’art. 2403-bis, può richiedere agli amministratori notizie sull’andamento delle operazioni sociali o su determinati affari, anche con riguardo alle società controllate. Ciò coerentemente con l’obbligo, in capo agli amministratori, di fornire notizie al Consiglio di amministrazione e al Collegio sindacale, sul generale andamento della gestione e sulla sua prevedibile evoluzione.

Atti di ispezione e controllo

L’art. 2403-bis afferma che i sindaci possono, in qualsiasi momento, senza che alcun limite o restrizione possa essergli eccepita, procedere ad atti di ispezione e di controllo i quali vanno esercitati auspicabilmente in via collegiale, per quanto sia possibile anche il loro esercizio individuale.
Pertanto se un sindaco intende procedere urgentemente ad atti di ispezione e controllo, è opportuno che solleciti preventivamente l’attivazione dell’intero Collegio e, soltanto in caso di indisponibilità di quest’ultimo, si attivi autonomamente.

Rapporti con la funzione di controllo interno

La norma 5.4 riguarda un numero limitato di società, vale a dire quelle che abbiano istituito la funzione di controllo interno: mentre le quotate sono obbligate alla nomina di un preposto al controllo interno, non lo sono le non quotate.
Qualora la società abbia istituito la funzione di controllo interno, il Collegio sindacale deve acquisire dal preposto a tale funzione informazioni relative al sistema di controllo interno e al suo concreto funzionamento e nello specifico relative alla struttura organizzativa, alle eventuali anomalie riscontrate nell’operatività delle procedure di controllo, nonché ai rischi identificati ed alle procedure definite per la loro gestione e il loro contenimento.

Rapporti con gli organi di controllo delle controllate

In caso di situazioni di controllo ai sensi dell’art. 2359 c.c., la funzione di vigilanza del Collegio sindacale si estende anche all’attività svolta dalla società attraverso le società controllate, in particolare con riferimento alle operazioni infragruppo.
A tal fine, il Collegio sindacale può:
- chiedere agli amministratori della società (anche con riferimento a determinati affari) notizie relative alle società controllate rilevanti per vigilare sull’attività delle stesse;
- scambiare informazioni con i corrispondenti organi delle società controllate.